یکی از موارد شکایات و سوالات بخش معدودی از بیمه‌شدگان در صندوق‌های بازنشستگی مختلف از جمله سازمان تامین اجتماعی و سایر صندوق‌ها مشکلات مربوط به اشتباهات و خطاها در زمینه درج سوابق شغلی و بیمه‌ای خویش است. البته با افزایش بستر الکترونیکی شدن سوابق و پرونده‌ها، تا حد بسیار زیادی این موارد مراجعه کاهش یافته است، اما همچنان تعداد محدودی از کارگران و کارمندان بازنشسته (یا در آستانه بازنشستگی) هنوز نسبت به موارد خاص که در زمینه گم شدن یا نقص در پرونده‌های شغلی و بیمه‌ای است، سوالات و شکایاتی مطرح می‌کنند و در زمینه رسیدگی به کار خود ممکن است دچار سردرگمی شوند.
طی سال‌های گذشته از کارکنان سابق ذیل قانون کار (صندوق تامین اجتماعی) و ذیل قانون امور اداری و استخدامی (صندوق کشوری) نسبت به اینکه بخشی از سوابق خود اشتباه درج شده یا بخشی از این سوابق گم شده است، شکایت‌هایی صورت گرفته و هنوز هم هستند افرادی که سوالاتی در زمینه سوابق بیمه‌ای خود دارند که هنوز پاسخی برای آنها نیافته‌اند.
میزان خطا اندک اما وقوع آن محال نیست
عباس اورنگ (کارشناس امور تامین اجتماعی و بیمه‌ای) در این زمینه توضیح داد: موارد خطا در هر سازمان و نهادی بطور طبیعی ممکن است پیش بیاید ولی از نظر کیفیت رسیدگی به پرونده‌های بیمه‌شدگان، سازمان تامین اجتماعی یکی از دقیق‌ترین سیستم‌های اتوماسیونی در زمینه بیمه‌ای را داراست. تعداد افرادی که ممکن است چنین اتفاقی برایشان رخ داده باشد، بسیار اندک و موارد آن بسیار نادر است.
وی افزود: در گذشته (یعنی قبل از سال ۱۳۸۰ و ۱۳۸۱) لیست‌های بیمه‌ای افراد به صورت دستی وارد می‌شد. در آن مقطع زمانی لیست‌های ارایه شده توسط کارفرمایان و مدیران ممکن بود به دلیل نبود شماره ملی یا به دلیل اشتباهاتی در درج اسامی برخی افراد، دچار خدشه شده و درنهایت در سوابق بیمه‌ای افراد نیز اشتباهاتی صورت گیرد اما از زمانی که اسامی افراد با کد ملی و با سیستم اتوماسیونی وارد می‌شود، ضریب خطا بسیار ناچیز شده است.
این کارشناس سازمان تامین اجتماعی با بیان این مطلب که پس از سال‌های ۸۰ و ۸۱ به مرور مدتی کارفرمایان به صورت سی-دی سوابق را درج می‌کردند، گفت: در ادامه سیستم سازمان به صورت سامانه اینترنتی و اتوماسیونی لیست‌های بیمه را از مدیران شرکت‌ها و کارفرمایان دریافت می‌کند. اما اینکه در زمان انتقال سوابق بیمه‌ای از حالت دستی به اتوماسیونی نیز اختلالی به وجود آمده باشد، بسیار بعید است چون این انتقال با نظارت بسیار زیادی صورت گرفته است. البته هنوز احتمال اینکه یک کارمند در زمان وارد کردن سوابق بیمه‌ای بجای ۳۰ رکورد، ۲۹ رکورد را وارد کند، وجود دارد اما به هرحال پیدا کردن و تشخیص خطا و رفع آن بسیار آسان است و جای نگرانی نیست.
اورنگ در زمینه رسیدگی به شکایات در این زمینه گفت: افراد با مراجعه به سازمان تامین اجتماعی و ارایه مستندات فعالیت در کارخانه یا شماره کارگزینی یا اخذ نسخه لیست بیمه‌ای از کارفرما (یا در صورت‌عدم وجود لیست نزد کارفرما رجوع به بایگانی راکد که سوابق دستی موجود است) می‌توانند سوابق خود را پیدا کنند. اگر ادعای فرد مستند و درست باشد، تامین اجتماعی فورا رسیدگی می‌کند، هرچند درصد آن بسیار کم است. زیرا در دوره ساماندهی هر پرونده‌ی بیمه‌ای چندبار توسط چندین کارمند بازبینی شده است.
وی با بیان اینکه «عموم افرادی که در دوران ساماندهی بررسی شدند، اکنون بازنشست شدند و قبلا به اکثر شکایات رسیدگی شده است» اظهار کرد: در گذشته به خاطر مسئله جنگ تحمیلی و مناطق نظامی خطاهای لیستی و گم شدن مستندات مشاهده می‌شد، اما امروزه دیگر این خطاها بسیار نادر است.
رجوع به دیوان عدالت اداری در صورت یافت نشدن سوابق
سعید کنعانی (کارشناس مسائل حقوقی کار) نیز در این زمینه اظهار کرد: مباحثی مثل گم شدن یا جابه‌جایی و غلط بودن پرونده شغلی و بیمه‌ای افراد، موضوعی است که بطور خاص در سازمان تامین اجتماعی رویت شده است. در زمینه صندوق کشوری به دلیل آنکه شماره و کد کارگزینی وجود دارد، تاریخ استخدام وجود دارد و فرد از بودجه دولتی حقوق گرفته است، اما در مورد کارگرانی که ذیل سازمان تامین اجتماعی هستند، احتمال بیشتری برای از دست رفتن سوابق ممکن است.
وی افزود: در مورد کارمندان بخش دولتی و مشمولین صندوق کشوری رسیدگی به شکایات بیمه باید ابتدا باید با مراجعه به سازمان امور اداری و استخدامی صورت گیرد و معمولا کار به دیوان عدالت اداری هم نمی‌رسد. بخش وزارت نفت و کارکنان هواپیمایی البته سازمان امور استخدامی جداگانه خود را دارند.
کنعانی در مورد مشمولین قانون کار و افراد ذیل صندوق تامین اجتماعی گفت: کسانی که در زمینه سوابق بیمه خود مشکل دارند و حق بیمه‌شان پرداخت نشده است، باید شکایت خود از کارفرما را نزد ادارات کار مناطق ببرند. اما اگر سوابق بیمه‌ای مشکل داشته و حق بیمه پرداخت شده باشد، ابتدا شکایت به خود سازمان تامین اجتماعی برده می‌شود و اگر در جریان رسیدگی در سازمان؛ به هر دلیلی مستندات فرد قبول نشد، باید فرد برای اعاده‌ی سنوات شغلی و بیمه‌ای با مستندات کافی باید به دیوان عدالت اداری مراجعه کند.
این کارشناس مسائل حقوق کار با بیان اینکه در سازمان تامین اجتماعی یک کمیته رسیدگی وجود دارد که معمولا رسیدگی درستی انجام می‌دهد، گفت: بحث سوابق بیمه بسیار پیچیده است و امر ساده‌ای نیست. افرادی که نسبت به فقدان یا نبود یا مخدوش بودن سوابق بیمه خود اعتراض دارند، باید با مستندات مربوط به دوره اشتغال خود را بیاورند. این مستندات می‌تواند شامل مواردی چون کد کارگزینی و کد بیمه فرد و مستنداتی در زمینه اشتغال فرد در محل کار باشد. البته با این مستندات معمولا در سطح دیوان این دعاوی بسیار ساده است و به راحتی حل می‌شود.
وی با اشاره به این مطلب که در گذشته نهادهایی مانند وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی از نظر نوع پرداخت حق بیمه مسئله داشته و تا تاریخ معینی مشمول بیمه پردازی نبودند، گفت: معمولا چنین مسائلی در زمینه قطعه قطعه شدن سوابق بیمه وجود دارد که محاسبه آن دشوار است و خطا در چنین مواردی ممکن است محتمل باشد که افراد به همین دلیل به کارشناسان بیمه مراجعه می‌کنند.